Condizioni Generali di Fornitura di Servizi

Le presenti condizioni generali di fornitura ("CG") regolano i rapporti tra Plutonios S.r.l. ("Plutonios") e la Società la cui anagrafica è indicata nell’offerta commerciale ("Offerta") in relazione all’utilizzo da parte della Società della piattaforma Plutonios ("Software"), un software di proprietà di Plutonios basato su intelligenza artificiale, comprensivo dell’assistente conversazionale, del backoffice, delle integrazioni e delle automazioni, messo a disposizione tramite la sottoscrizione di un piano di abbonamento ("Piano di Abbonamento"), nonché di ogni altro servizio indicato nell’Offerta (congiuntamente "Servizi").

Le presenti CG, unitamente all’Offerta, agli allegati e ad ogni altro documento contenente le condizioni particolari di contratto specifiche dei Servizi ivi indicati, costituiscono l’intero accordo atto a regolamentare i rapporti tra le Parti (“Contratto”).

La descrizione dei Servizi nonché eventuali condizioni particolari di fornitura concordate sono dettagliati nella specifica Offerta sottoscritta dalla Società.

Il Contratto si considera concluso alternativamente con:

1. a)la ricezione dell’Offerta sottoscritta dalla Società;
2. b)la ricezione del pagamento integrale o parziale dei corrispettivi indicati nell’Offerta.

Ai fini dell’esecuzione del presente Contratto, la Società si impegna a propria cura e spese a fornire a Plutonios tutti i dati, le informazioni, le istruzioni, ed ogni altro materiale necessario per la corretta esecuzione dello stesso, garantendo che siano corretti, completi, veritieri e conformi alla legge.

La Società riconosce che la base di conoscenza del Software può essere costruita tramite l’utilizzo delle API dei propri fornitori oppure tramite l’estrazione di informazioni dal sito web della Società. Nel caso venga utilizzata l’estrazione dal sito web, la Società prende atto che tale modalità potrebbe risultare meno performante rispetto all’utilizzo delle API.

In ogni caso, la Società riconosce che Plutonios non è responsabile per ogni eventuale ritardo nell’esecuzione delle attività che sia causato dalla ritardata o mancata fornitura delle informazioni, dei materiali e delle istruzioni di cui all’art. 3 CG.

La Società non potrà opporre eccezioni, secondo la previsione e nei limiti sanciti dall’art. 1462 c.c., al fine di evitare o ritardare il pagamento del corrispettivo previsto nell’Offerta.

Per utilizzare i Servizi interamente o in parte, potrebbe essere necessario creare un account. Il nome utente e la password sono esclusivamente per uso personale e devono essere mantenuti riservati. La Società riconosce di essere responsabile di tutti gli usi (incluso qualsiasi uso non autorizzato) del proprio nome utente e della propria password e si impegna a informare immediatamente Plutonios se il nome utente o la password vengono smarriti o rubati oppure se si ritiene che si sia verificato un accesso non autorizzato al proprio account.

Plutonios si riserva di monitorare telematicamente l’utilizzo del Software e di sospendere immediatamente il Servizio nel caso di un utilizzo difforme dai presenti termini e condizioni e di effettuare in ogni momento per ragioni di sicurezza informatica la modifica delle credenziali.

Plutonios si impegna a:

1. a)eseguire le obbligazioni di cui al presente Contratto con la dovuta diligenza e perizia, al meglio delle proprie conoscenze e abilità per la realizzazione di quanto richiestole.
2. b)garantire che il Software e i Servizi sono sostanzialmente conformi a, e presentano le caratteristiche e le funzionalità tecniche indicate nell’Offerta;
3. c)garantire il ragionevole corretto funzionamento del Software, fatto salvo il caso in cui il mancato funzionamento sia dipeso da cause non imputabili a Plutonios, in quanto derivanti da circostanze eccedenti il ragionevole controllo di quest’ultima. In ogni caso, la Società dichiara di essere consapevole ed accetta che, in generale, è nella natura dei prodotti software di non essere completamente esente da errori.

Per il servizio di set-up del Software Plutonios farà in modo di raggiungere le funzionalità del Software nelle tempistiche indicate nell’Offerta (la “Roadmap”).

La Roadmap è stata espressamente concordata tra le Parti e ha l’obiettivo di allineare le finalità e le aspettative del Contratto e definire le funzionalità attese del Software. A tal fine la Roadmap prevede una serie di deliverable che descrivono le varie fasi di set-up del Software e le relative tempistiche. La Roadmap potrà essere aggiornata di comune accordo dalle Parti in base alle esigenze che emergeranno a seguito del set-up e del test del Software.

Tutte le date e le scadenze sono indicative e non costituiscono termini vincolanti per il set-up del Software da parte di Plutonios, restando altresì inteso che eventuali ritardi delle attività concordate in capo alla Società come indispensabili per il corretto svolgimento della fase di set-up del Software, che determinino a loro volta ritardi nelle tempistiche indicate nella Roadmap, non daranno luogo in nessun caso la responsabilità di Plutonios.

Il set-up del Software prevede due distinte modalità di creazione della base di conoscenza del Software: i) l’utilizzo di specifiche API messe a disposizione dal fornitore del software gestionale o Channel Manager in uso dalla Società; ii) l’estrazione di informazioni dal sito web della Società. Nel caso in cui la modalità i) non sia possibile per motivi di natura tecnica o per qualsivoglia diverso motivo non imputabile a Plutonios, la Società prende atto e riconosce che l’impiego della modalità ii) potrebbe determinare un minor livello di qualità e performance del Software.

Una volta completato il set-up del Software Plutonios fornirà alla Società il Software con le modalità che saranno di volta in volta concordate tra le Parti. Una volta effettuata la consegna del Software la Società avrà a disposizione 5 (cinque) giorni lavorativi per effettuare il collaudo (“Collaudo”) volto a verificare la conformità del Software alle specifiche funzionalità richieste dalla Società ed entro tale termine la Società si impegna a comunicare per iscritto a Plutonios la conformità del Software o la presenza di eventuali difetti e malfunzionamenti riscontrati. In tale ultimo caso il Collaudo si intende non superato e Plutonios si impegna a provvedere all’eliminazione dei difetti e malfunzionamenti riscontrati ad essa imputabili in contraddittorio tra le Parti nel più breve tempo possibile dall’avvenuta contestazione. In ogni caso, decorso il predetto termine perentorio di 5 (cinque) giorni lavorativi dalla data di consegna del Software senza che la Società abbia sollevato per iscritto eventuali contestazioni, il silenzio della Società è da intendersi, pur in assenza della formale comunicazione di Collaudo positivo, come accettazione tacita del Software. Pertanto, decorso tale termine la Società è da intendersi decaduta da ogni e qualsivoglia contestazione relativa alla realizzazione e/o operatività del Software.

Qualora dal Collaudo emergano non conformità del Software, difetti o malfunzionamenti, Plutonios si impegna a intervenire per rendere il Software conforme ed efficiente. A partire dalla consegna della versione aggiornata del Software con le modifiche richieste, la Società avrà 2 (due) giorni lavorativi per segnalare eventuali ulteriori non conformità, difetti o malfunzionamenti. In ogni caso, decorso il predetto termine perentorio di 2 (due) giorni lavorativi dalla data di riconsegna del Software senza che la Società abbia sollevato per iscritto eventuali contestazioni, il silenzio della Società è da intendersi, pur in assenza della formale comunicazione di Collaudo positivo, come accettazione tacita del Software. Pertanto, decorso tale termine la Società è da intendersi decaduta da ogni e qualsivoglia contestazione relativa alla realizzazione e/o operatività del Software.

Il Contratto è efficace dalla data di sottoscrizione e ha la durata indicata nell’Offerta, che in mancanza di diversa indicazione è di 12 (dodici) mesi. Alla scadenza il Contratto si rinnova automaticamente per successivi periodi di 12 (dodici) mesi ciascuno, salvo disdetta inviata a mezzo raccomandata A/R e/o PEC almeno 90 (novanta) giorni prima della scadenza del periodo in corso. La disdetta impedisce il rinnovo e non comporta alcun costo per la Società. Resta salvo quanto previsto dall’art. 6.3.

Plutonios ha la facoltà in ogni momento di recedere in tutto o in parte del Contratto mediante comunicazione a mezzo raccomandata A/R e/o PEC da inviarsi alla Società con almeno 30 (trenta) giorni di preavviso.

Ai sensi del Reg. (UE) 2023/2854 ("Data Act"), la Società può anche prima della scadenza, in qualsiasi momento, chiedere, con preavviso scritto di 2 (due) mesi inviato a mezzo PEC, il passaggio ad altro fornitore o la cessazione dei Servizi con cancellazione dei propri dati. Il Contratto cessa al completamento del passaggio oppure, se la Società non intende passare ad altro fornitore, alla scadenza del preavviso. Entro 30 (trenta) giorni dalla scadenza del preavviso Plutonios rende disponibili alla Società, in formato strutturato e di uso comune, i dati esportabili (conversazioni, anagrafiche ospiti, base di conoscenza) e successivamente li cancella secondo quanto previsto dall’Accordo sul trattamento dei dati personali di cui all’art. 13. Nessun corrispettivo è dovuto per le attività di passaggio e di esportazione dei dati. Se il Contratto cessa ai sensi del presente articolo prima della scadenza del periodo in corso, la Società è tenuta a corrispondere, a titolo di penale per la cessazione anticipata, un importo pari ai canoni residui fino a tale scadenza; i canoni già versati non sono rimborsati.

Il corrispettivo per i Servizi oggetto del Contratto è l’importo indicato nell’Offerta. Eventuali maggiori costi dovuti a variazioni particolarmente rilevanti richieste dalla Società in corso d’opera o relativi all’introduzione da parte della Società di elementi nuovi, ove non diversamente preventivati, saranno fatturati integralmente alla Società come parte del corrispettivo.

La Società si impegna a effettuare i pagamenti entro i termini e secondo le modalità stabilite nell’Offerta.

In caso di pagamenti in valuta straniera, essi saranno convertiti in Euro a cura e spese della Società. Farà fede il tasso ufficiale di conversione alla data del pagamento.

In caso di ritardo nel pagamento dei corrispettivi suindicati trovano applicazione gli interessi moratori di cui al D. Lgs. n. 231/2002, salvo che la Società dimostri che il ritardo è stato determinato dall’impossibilità della prestazione derivante da causa ad essa non imputabile.

In caso di mancato rispetto, da parte della Società, dei termini di pagamento di cui all’Offerta, Plutonios sarà legittimata e avrà diritto, anche ex art. 1460 c.c., a sospendere l’esecuzione della propria prestazione fino a che la Società non adempia, senza pregiudizio per le altre disposizioni del presente Contratto e per ogni altro rimedio di legge eventualmente applicabile.

Per informazioni riservate si intendono tutte le informazioni relative ai Servizi fornite o scambiate tra le Parti nell’ambito della conclusione o esecuzione del Contratto (“Informazioni Riservate”).

Ciascuna Parte si impegna, per sé e per i propri dipendenti, collaboratori e consulenti a mantenere la massima riservatezza su tutte le informazioni di cui verrà a conoscenza, a qualsiasi titolo, nell’esecuzione del presente Contratto e a impedirne la divulgazione, fatta eccezione per le informazioni di pubblico dominio al momento della loro divulgazione.

Plutonios è il titolare di ogni diritto d’autore, connesso e/o di ogni altro diritto di proprietà intellettuale e/o di sfruttamento economico del Software e ad ogni aspetto ad esso correlato, inclusi disegni, progetti, know how, sviluppi web, codici sorgente, ecc., incluse eventuali modifiche o miglioramenti nonché quant’altro sviluppato in relazione al presente Contratto.

Con l’acquisto di un piano di abbonamento a fronte del versamento del corrispettivo Plutonios conferisce alla Società per la durata del Contratto una licenza d’uso non esclusiva, revocabile, non trasferibile, del Software per i soli scopi direttamente connessi all’esecuzione del Contratto.

La Società rimane titolare esclusiva dei contenuti creati e connessi all’utilizzo del Software. Plutonios tratta i dati raccolti o generati tramite il Software esclusivamente per fornire i Servizi alla Società, in qualità di Responsabile del trattamento e secondo le istruzioni della Società, e non li utilizza per addestrare modelli di intelligenza artificiale, propri o di terzi. La Società autorizza Plutonios a: (i) effettuare controlli di qualità, anche automatizzati, sulle conversazioni, al solo fine di garantire e migliorare il corretto funzionamento del Software utilizzato dalla Società; (ii) elaborare statistiche in forma aggregata e anonima sull’utilizzo dei Servizi.

Nei casi in cui la Società richieda l’attivazione del Software su WhatsApp Business, il canale può essere attivato:

1. a)su un numero fornito dalla Società, che resta di esclusiva titolarità della Società anche dopo la cessazione del Contratto, collegato a un account WhatsApp Business intestato alla Società; oppure
2. b)su un numero fornito da Plutonios, che resta di esclusiva titolarità di Plutonios ed è concesso in licenza d’uso alla Società per la durata del Contratto. Al termine del Contratto la Società non potrà più utilizzare tale numero e dovrà cessare ogni attività ad esso collegata.

Se la Società fornisce idee, suggerimenti o altri commenti in relazione all’utilizzo del Software o di qualsiasi altro servizio, tali commenti non sono riservati e possono essere utilizzati da Plutonios senza limitazioni e senza pagamento.

La Società autorizza Plutonios a menzionare liberamente il nome della Società e ad utilizzare e/o riprodurre il logo e/o i marchi della Società come riferimento commerciale in documenti commerciali e annunci stampa in qualsiasi forma, su qualsiasi supporto e sui documenti utilizzati e/o predisposti da Plutonios nell’ambito del Contratto. Tuttavia, Plutonios utilizzerà i segni distintivi della Società solo per lo scopo previsto da questa clausola e non lo utilizzerà in modo tale da creare confusione o falsa rappresentazione dell'affiliazione tra Plutonios e la Società.

Il Software si avvale di modelli di intelligenza artificiale forniti da terzi, che operano come sub-responsabili del trattamento secondo quanto previsto dall’Accordo sul trattamento dei dati personali di cui all’art. 13. Plutonios può sostituire tali fornitori con altri equivalenti secondo la procedura prevista dal medesimo Accordo.

La Società prende atto e accetta che Plutonios non dispone di alcun controllo sugli algoritmi alla base di tali modelli, né sui dati di addestramento, e si impegna per quanto di propria competenza a non utilizzare il Software in violazione delle politiche di utilizzo di tali fornitori.

Ai sensi della normativa vigente, Plutonios sarà unicamente responsabile per i danni diretti dalla stessa provocati quando questi costituiscano conseguenza esclusiva, immediata e diretta di comportamenti determinati da dolo o colpa grave nell’esecuzione del presente Contratto.

In considerazione di quanto previsto all’art. 10, Plutonios non rilascia alcuna dichiarazione relativa, né garantisce o assume alcuna responsabilità per applicazioni di terze parti (o il relativo contenuto), ivi inclusi i modelli forniti dai fornitori di cui all’art. 10, in caso di malfunzionamenti, violazione di diritti di terzi, assenza di caratteristiche citate o altri vizi di qualsiasi tipo ed in generale per qualsiasi danno diretto o indiretto da essi derivante. Plutonios non rilascia altresì alcuna dichiarazione relativa, né garantisce o assume alcuna responsabilità, con riferimento ai contenuti restituiti in output dal Software.

Plutonios non garantisce alla Società la continuità del collegamento al Software e, pertanto, non sarà in alcun modo responsabile per qualsivoglia disservizio tecnico che impedisca il collegamento al Software, o a singole pagine di esso e/o l’utilizzazione di una o più funzionalità del medesimo. Plutonios declina ogni responsabilità per interruzioni dei Servizi per cause imprevedibili, eccezionali e di forza maggiore quali attacchi hacker, guasti alle linee telefoniche, elettriche e/o alle reti nazionali o internazionali e/o agli apparati tecnici propri o di altri operatori necessari per il regolare funzionamento del Servizio e non dipendenti da cattiva manutenzione imputabile a Plutonios. Ai fini di quanto innanzi riferito resta inteso che tra le cause imprevedibili è da ricomprendersi per espresso accordo tra le Parti anche il temporaneo inutilizzo o la sospensione dei servizi offerti dai fornitori di cui all’art. 10.

Plutonios, qualora sospenda il Servizio per il verificarsi di una delle ipotesi di cui ai precedenti commi, non sarà tenuta al rimborso della quota del prezzo corrispettivo del corrispondente periodo non goduto.

La Società si impegna a manlevare e tenere indenne Plutonios da qualsiasi danno, costo, spesa, pretesa, responsabilità e/o onere, diretto o indiretto, ivi incluse le spese legali, che Plutonios dovesse subire o sopportare in conseguenza dell’inadempimento da parte della Società in relazione all’esecuzione del Contratto.

Le limitazioni ed esclusioni di responsabilità previste dalle presenti CG non si applicano in caso di dolo o colpa grave.

Nel caso in cui una Parte si renda inadempiente a uno degli obblighi su di essa gravanti ai sensi del Contratto, l’altra Parte ha il diritto di risolvere il Contratto in deroga a quanto previsto all’art. 1454 c.c., inviando una comunicazione scritta alla Parte inadempiente per mezzo di raccomandata a/r o PEC, recante l’espresso invito ad adempiere entro e non oltre 10 giorni successivi alla data di ricezione della suddetta comunicazione. Nel caso in cui la Parte inadempiente non adempia nel termine previsto, il Contratto si intenderà risolto di diritto.

Le Parti convengono che il presente Contratto si risolverà di diritto in seguito al verificarsi dell’inadempimento da parte della Società agli obblighi assunti e previsti agli Articoli 3 e 7 delle CG.

Il Contratto si intende risolto di diritto dalla data di spedizione di una comunicazione in tal senso a mezzo di raccomandata a/r o PEC alla Società.

Le Parti si impegnano a trattare i dati personali dell’altra parte e dei suoi dipendenti nel rispetto dei principi e delle norme sul trattamento dei dati personali applicabili e in particolare del Decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196, e successive modifiche (Codice in materia di protezione dei dati personali) e del Reg. (UE) 2016/679 (“GDPR”).

Con la sottoscrizione del Contratto, ai sensi dell’art. 28 GDPR, la Società nomina Plutonios Responsabile del trattamento dei dati personali trattati nell’ambito dei Servizi. Il trattamento è disciplinato dall’Accordo sul trattamento dei dati personali pubblicato alla pagina plutonios.com/it/data-processing-agreement/v1-0 ("Accordo DPA"), nella versione richiamata nell’Offerta o, in mancanza, in quella pubblicata alla data di sottoscrizione, che costituisce parte integrante del Contratto e, in caso di contrasto, prevale sulle presenti CG.

Il presente Contratto è soggetto alla legge italiana.

Qualsiasi controversia dovesse insorgere in relazione all’interpretazione, esecuzione, risoluzione e validità del presente Contratto sarà sottoposta alla competenza esclusiva del foro di Milano.

Qualsiasi modifica del Contratto dovrà constare da atto sottoscritto da entrambe le Parti.

Nessuna delle Parti potrà cedere a terzi, anche parzialmente, il presente Contratto, senza il previo consenso scritto dell’altra Parte.

Le presenti CG potranno essere derogate e integrate dall’Offerta e da condizioni particolari di contratto specifiche dei servizi ivi indicati. In caso di conflitto tra le CG e l’Offerta, il secondo documento dovrà intendersi gerarchicamente prevalente rispetto all’altro, con conseguente prevalenza del suo contenuto, ove non espressamente derogate dalle Parti. In caso di conflitto tra la documentazione contenente specifiche disposizioni relative alla prestazione di servizi, gli allegati e l’Offerta, quest’ultima prevarrà.

Il Contratto contiene l’integrale disciplina del rapporto tra le Parti in relazione alla fornitura alla Società dei Servizi, rimanendo espressamente esclusa l’efficacia di eventuali precedenti accordi, scritti o orali, intercorsi fra le Parti e, in ogni caso, prevalendo su eventuali condizioni difformi o contrastanti contenute in condizioni generali di acquisto/fornitura della Società, allegati, ordini, fatture e/o documenti inviati con finalità amministrative e/o contabili.

Fatto in ogni caso salvo quanto previsto dall’art. 1419 c.c., l’eventuale invalidità o inefficacia di una o più clausole del Contratto non potrà in alcun modo comportare l’invalidità o inefficacia dell’intero Contratto.

Ai sensi del Reg. (UE) 2024/1689, Plutonios configura il Software in modo che gli ospiti siano informati di interagire con un sistema di intelligenza artificiale. La Società non rimuove né altera tale informativa e non presenta l’assistente come una persona fisica.

La Società è responsabile dei contenuti forniti per la base di conoscenza e assicura che il personale che utilizza il Software disponga di un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di intelligenza artificiale (art. 4 Reg. (UE) 2024/1689), anche sulla base delle istruzioni d’uso fornite da Plutonios.

La Società, in qualità di Titolare del trattamento, fornisce agli ospiti l’informativa sul trattamento dei dati personali, che include l’uso dell’assistente AI, dei canali attivati e, ove attivata, della registrazione delle chiamate, e comunica a Plutonios l’indirizzo web dell’informativa da richiamare nei canali. La Società indica nella propria informativa le condizioni di utilizzo dei Servizi da parte di minori, anche ai sensi dell’art. 4 della L. 132/2025.

Le automazioni con finalità promozionale sono attivate su richiesta della Società, che garantisce che i relativi messaggi siano inviati solo agli ospiti che vi abbiano acconsentito, ove richiesto dalla legge. Le richieste di recensione sono inviate senza selezionare gli ospiti in base al giudizio presunto.

La Società rispetta le politiche di WhatsApp Business. Plutonios non è responsabile di sospensioni o limitazioni del numero o dell’account disposte dal fornitore del servizio per fatti imputabili alla Società.

Ove le integrazioni API non siano disponibili, la Società autorizza Plutonios ad accedere, in nome e per conto della Società, al sito web e al booking engine della Società per la lettura di prezzi, disponibilità e informazioni sulle strutture, e garantisce di essere legittimata a concedere tale autorizzazione in base agli accordi con i propri fornitori. Plutonios non aggira misure tecniche di protezione dei sistemi di terzi.

Le risposte e gli altri contenuti generati dal Software sono prodotti automaticamente da modelli di intelligenza artificiale e possono risultare inesatti, incompleti o non aggiornati, anche quando la base di conoscenza è corretta. La Società verifica periodicamente il funzionamento dell’assistente e la correttezza della base di conoscenza, segnala a Plutonios gli errori riscontrati e assicura che gli ospiti possano essere messi in contatto con il proprio personale.

Prezzi, disponibilità e condizioni comunicati dall’assistente hanno valore indicativo. Il contratto di soggiorno si conclude secondo le modalità e alle condizioni stabilite dalla Società, ad esempio tramite il booking engine o con la conferma del suo personale; la Società riporta tale avvertenza nelle proprie condizioni di prenotazione.

I messaggi generati dal Software e inviati agli ospiti, anche in modo automatico, sono resi riconoscibili come provenienti da un sistema di intelligenza artificiale, salvo che si tratti di testi predisposti dalla Società. Ove richiesto dall’art. 50.2 del Reg. (UE) 2024/1689, i contenuti sintetici generati dal Software, come la voce dell’assistente telefonico, sono marcati in formato leggibile da una macchina, anche mediante le soluzioni tecniche dei fornitori dei modelli.

La Società non utilizza il Software: (i) per pratiche vietate dall’art. 5 del Reg. (UE) 2024/1689; (ii) per finalità che lo renderebbero un sistema ad alto rischio ai sensi dell’Allegato III del medesimo Regolamento, come la selezione del personale; (iii) per fornire consulenze di natura medica, legale o finanziaria; (iv) per adottare decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o che incidano in modo analogo significativamente sugli ospiti (art. 22 GDPR).