Informativa sulla privacy
Questa informativa, resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"), spiega come Plutonios S.r.l. tratta i dati personali di chi visita il sito www.plutonios.com, si iscrive a newsletter e webinar, ci contatta, è nostro cliente o utilizza il backoffice Plutonios. Se sei ospite di una struttura ricettiva che usa Plutonios, leggi la sezione 7.
1. Titolare del trattamento
Plutonios S.r.l., Via Giuseppe Frua 15, 20146 Milano, P.IVA 13788200965 ("Plutonios" o "Titolare"). Contatti: info@plutonios.com, PEC plutonios@pec.it. Plutonios non ha designato un responsabile della protezione dei dati.
2. Finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione
- Finalità
- Richieste di informazioni, demo e assistenza, ricevute via email, telefono, WhatsApp o tramite la prenotazione di una call
- Dati
- Nome e cognome, email, telefono, struttura, contenuto della richiesta
- Base giuridica
- Misure precontrattuali e contratto (art. 6.1.b GDPR)
- Conservazione
- Fino a 3 anni dall’ultimo contatto
- Finalità
- Newsletter
- Dati
- Email, nome, struttura
- Base giuridica
- Consenso (art. 6.1.a GDPR)
- Conservazione
- Fino alla disiscrizione
- Finalità
- Webinar: registrazione, invio del link di accesso e dei promemoria, accesso alle registrazioni
- Dati
- Nome e cognome, email, telefono (facoltativo)
- Base giuridica
- Esecuzione del servizio richiesto (art. 6.1.b GDPR)
- Conservazione
- 24 mesi dall’evento
- Finalità
- Comunicazioni su prodotti ed eventi via email o WhatsApp, se hai spuntato la relativa casella
- Dati
- Nome, email, telefono
- Base giuridica
- Consenso (art. 6.1.a GDPR)
- Conservazione
- Fino alla revoca
- Finalità
- Gestione del contratto con i clienti e dei loro account sul backoffice: attivazione, assistenza, fatturazione e pagamenti
- Dati
- Dati del referente e degli utenti (nome, email, telefono, ruolo, credenziali), dati di fatturazione
- Base giuridica
- Contratto (art. 6.1.b GDPR); obblighi di legge (art. 6.1.c GDPR)
- Conservazione
- Durata del contratto; documenti contabili per 10 anni (art. 2220 c.c.)
- Finalità
- Sicurezza e miglioramento del backoffice: registro degli accessi e statistiche d’uso
- Dati
- Dati di accesso e di utilizzo del backoffice, incluso l’indirizzo IP
- Base giuridica
- Legittimo interesse alla sicurezza dei sistemi e al miglioramento del servizio (art. 6.1.f GDPR)
- Conservazione
- Non oltre 24 mesi
- Finalità
- Statistiche e marketing sul sito tramite cookie e strumenti analoghi
- Dati
- Dati di navigazione e identificativi online
- Base giuridica
- Consenso (art. 6.1.a GDPR), raccolto tramite il banner
- Conservazione
- Vedi la Cookie Policy
- Finalità
- Obblighi di legge e richieste delle autorità
- Dati
- Dati necessari all’adempimento
- Base giuridica
- Obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR)
- Conservazione
- Per il periodo previsto dalla legge
- Finalità
- Tutela dei diritti in sede stragiudiziale e giudiziale
- Dati
- Dati pertinenti alla controversia
- Base giuridica
- Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR)
- Conservazione
- Per la durata della controversia e fino alla prescrizione
| Finalità | Dati | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Richieste di informazioni, demo e assistenza, ricevute via email, telefono, WhatsApp o tramite la prenotazione di una call | Nome e cognome, email, telefono, struttura, contenuto della richiesta | Misure precontrattuali e contratto (art. 6.1.b GDPR) | Fino a 3 anni dall’ultimo contatto |
| Newsletter | Email, nome, struttura | Consenso (art. 6.1.a GDPR) | Fino alla disiscrizione |
| Webinar: registrazione, invio del link di accesso e dei promemoria, accesso alle registrazioni | Nome e cognome, email, telefono (facoltativo) | Esecuzione del servizio richiesto (art. 6.1.b GDPR) | 24 mesi dall’evento |
| Comunicazioni su prodotti ed eventi via email o WhatsApp, se hai spuntato la relativa casella | Nome, email, telefono | Consenso (art. 6.1.a GDPR) | Fino alla revoca |
| Gestione del contratto con i clienti e dei loro account sul backoffice: attivazione, assistenza, fatturazione e pagamenti | Dati del referente e degli utenti (nome, email, telefono, ruolo, credenziali), dati di fatturazione | Contratto (art. 6.1.b GDPR); obblighi di legge (art. 6.1.c GDPR) | Durata del contratto; documenti contabili per 10 anni (art. 2220 c.c.) |
| Sicurezza e miglioramento del backoffice: registro degli accessi e statistiche d’uso | Dati di accesso e di utilizzo del backoffice, incluso l’indirizzo IP | Legittimo interesse alla sicurezza dei sistemi e al miglioramento del servizio (art. 6.1.f GDPR) | Non oltre 24 mesi |
| Statistiche e marketing sul sito tramite cookie e strumenti analoghi | Dati di navigazione e identificativi online | Consenso (art. 6.1.a GDPR), raccolto tramite il banner | Vedi la Cookie Policy |
| Obblighi di legge e richieste delle autorità | Dati necessari all’adempimento | Obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR) | Per il periodo previsto dalla legge |
| Tutela dei diritti in sede stragiudiziale e giudiziale | Dati pertinenti alla controversia | Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) | Per la durata della controversia e fino alla prescrizione |
Il conferimento dei dati per richieste, webinar e contratto è necessario per darvi seguito. Il conferimento per newsletter e comunicazioni su prodotti ed eventi è facoltativo e il consenso può essere revocato in ogni momento, anche con il link presente in ogni email. Ti puoi opporre in ogni momento ai trattamenti basati sul legittimo interesse.
Se ci comunichi dati di terzi (ad esempio colleghi da coinvolgere in una demo), garantisci di averli informati e di essere legittimato a farlo.
3. Modalità del trattamento
I dati sono trattati con strumenti elettronici, da personale autorizzato e con misure di sicurezza adeguate a impedirne la perdita, l’uso illecito e l’accesso non autorizzato. Per alcune attività, come la gestione delle richieste e l’assistenza ai clienti, possiamo usare strumenti di intelligenza artificiale forniti da terzi, sotto il controllo del nostro personale e a condizioni che escludono l’uso dei dati per addestrare i modelli dei fornitori. Non adottiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o che incidano in modo analogo sulla tua persona (art. 22 GDPR).
4. Destinatari
I dati sono trattati dal personale di Plutonios autorizzato e possono essere comunicati, nei limiti necessari, alle seguenti categorie di destinatari:
- fornitori di servizi informatici e cloud (hosting, posta elettronica, gestione dei contatti e delle comunicazioni, strumenti per call, webinar e moduli), che agiscono come responsabili del trattamento;
- fornitori di servizi di analisi e pubblicità, solo previo consenso, come indicato nella Cookie Policy;
- banche e fornitori di servizi di pagamento e fatturazione;
- consulenti e professionisti, vincolati alla riservatezza;
- autorità pubbliche, quando previsto dalla legge.
L’elenco dei responsabili del trattamento può essere richiesto a info@plutonios.com.
5. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo
Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, in particolare negli Stati Uniti. I trasferimenti avvengono sulla base di una decisione di adeguatezza, incluso l’EU-U.S. Data Privacy Framework per i fornitori certificati, o di clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea (artt. 45 e 46 GDPR). Puoi chiedere informazioni sulle garanzie adottate e una copia delle stesse scrivendo a info@plutonios.com.
6. I tuoi diritti
Puoi esercitare in ogni momento, gratuitamente, i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR scrivendo a info@plutonios.com: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso, senza pregiudizio per la liceità del trattamento svolto prima della revoca. Rispondiamo entro 30 giorni. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
7. Se sei ospite di una struttura che usa Plutonios
Le strutture ricettive nostre clienti usano Plutonios per comunicare con gli ospiti, anche tramite un assistente basato su intelligenza artificiale. Quando comunichi con una di queste strutture, all’inizio della conversazione ti viene indicato se stai interagendo con un sistema di intelligenza artificiale e, al telefono, se la chiamata è registrata. Le risposte dell’assistente sono generate automaticamente e possono contenere errori: per prezzi, disponibilità e condizioni del soggiorno fa fede la conferma della struttura, e puoi sempre chiedere di essere messo in contatto con il suo personale. Per questi trattamenti il titolare è la struttura e Plutonios agisce come responsabile del trattamento per suo conto, secondo un accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR. Per informazioni e per esercitare i tuoi diritti rivolgiti alla struttura e consulta la sua informativa; se ci contatti direttamente, inoltriamo la richiesta alla struttura senza ritardo. Le istruzioni per chiedere la cancellazione dei dati sono in questa pagina.
8. Modifiche
Possiamo aggiornare questa informativa; la data dell’ultimo aggiornamento è indicata in alto. Le modifiche rilevanti saranno segnalate sul sito.